Was immer gleich blieb
Seit Jahrzehnten gehören Anwesenheitslisten, Teilnehmerakten und Nachweise zum Handwerk eines Weiterbildungsträgers. Maßnahmenakte ordnet diese Unterlagen für AZAV-Maßnahmen an einem Ort, damit sie bei Audit und Abrechnung greifbar sind.
Vor dem Prüftermin
Für die Zulassung, das Überwachungsaudit und die Abrechnung müssen Träger ihre Maßnahmendurchführung belegen können. Im Alltag entstehen die Nachweise jedoch in Ordnern, Tabellen, E-Mails und einzelnen Kursakten.
Eintritt, Förderunterlagen, Gespräche und Austritt liegen häufig in verschiedenen Ablagen. Bei Rückfragen beginnt die Suche von vorn.
Listen werden im Kursraum geführt und später abgelegt oder übertragen. Fehlzeiten und Nachträge lassen sich dann nur mit zusätzlicher Prüfung nachvollziehen.
Abbruchgründe und der Stand der Dokumentation werden nicht immer mit der übrigen Akte verbunden. Für Abrechnung und Prüfung fehlt dann der Zusammenhang.
Vor dem Besuch der fachkundigen Stelle werden Unterlagen zusammengesucht und Listen abgeglichen. Die Vorbereitung verdrängt die eigentliche pädagogische Arbeit.
Altes Handwerk, klare Ablage
Maßnahmenakte bildet die vertraute Arbeitsweise des Trägers digital ab: Akte anlegen, Verlauf festhalten, Unterlagen ablegen. Jede Information bleibt der passenden Maßnahme und dem passenden Teilnehmer zugeordnet.
Sie erfassen die laufende Maßnahme mit ihren wesentlichen Angaben. Lehrkräfte, Termine und zugehörige Unterlagen erhalten einen festen Platz.
Für jeden Teilnehmer entsteht eine fortlaufende Akte. Anwesenheiten, Gespräche, Fehlzeiten und ein möglicher Austritt werden im Verlauf dokumentiert.
Für Audit, Abrechnung oder interne Prüfung rufen Sie die benötigten Nachweise aus der Maßnahme heraus auf. Offene Punkte werden sichtbar, bevor Unterlagen weitergegeben werden.
Für den Maßnahmealltag
Keine allgemeine Büroablage, sondern Werkzeuge für die Unterlagen, die bei AZAV-Maßnahmen regelmäßig gebraucht werden.
Führen Sie Stammdaten, Dokumente und den Maßnahmeverlauf in einer Akte zusammen.
Dokumentieren Sie Anwesenheiten und Fehlzeiten passend zum Termin und Teilnehmer.
Halten Sie Austrittsdatum, Abbruchgrund und den Stand der Unterlagen fest.
Ordnen Sie eingesetzte Lehrkräfte den jeweiligen Maßnahmen und Terminen zu.
Legen Sie Nachweise dort ab, wo sie im Audit gesucht werden: bei Maßnahme oder Teilnehmer.
Erkennen Sie, welche Nachweise noch ergänzt oder geprüft werden müssen.
Behalten Sie laufende Maßnahmen, Teilnehmerstände und Dokumentationsaufgaben im Blick.
Regeln Sie, welche Personen auf sensible Teilnehmerdaten zugreifen dürfen.
Wenn es darauf ankommt
Eine gute Akte ersetzt keine pädagogische Arbeit. Sie sorgt aber dafür, dass deren Verlauf nachvollziehbar dokumentiert und vorlegbar bleibt.
Unterlagen sind nicht über verschiedene Ablagen verstreut, sondern der Maßnahme zugeordnet. So können Sie Prüffragen anhand der Akte beantworten.
Anwesenheiten und Maßnahmeverlauf stehen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Teilnehmer. Das erleichtert die Prüfung vor der Abrechnung.
Kursleitung, Verwaltung und Qualitätsmanagement arbeiten mit derselben geordneten Grundlage. Übergaben müssen nicht auf Zuruf erfolgen.
Auch bei Personalwechseln bleibt nachvollziehbar, was in einer Maßnahme dokumentiert wurde. Die Akte bleibt Teil der Arbeitsorganisation.
Rechtsgrundlagen im Blick
Maßnahmenakte richtet ihre Ablage an Anforderungen aus Zulassung, Dokumentation und Datenschutz aus. Die konkrete Prüfung bleibt Aufgabe des Trägers und der zuständigen Stellen.
Träger- und Maßnahmezulassungen im Bereich der Arbeitsförderung werden durch fachkundige Stellen erteilt. Die Voraussetzungen und das Verfahren ergeben sich aus der AZAV.
Grundlage: Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung, insbesondere §§ 2 bis 6 AZAVVerantwortliche müssen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. Bei Teilnehmerakten ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verzeichnis zu berücksichtigen.
Grundlage: Artikel 30 Absatz 1 Datenschutz-GrundverordnungAufzeichnungen und Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen geordnet aufbewahrt werden. Die GoBD konkretisieren Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Ordnung.
Grundlage: § 147 Absatz 1 und Absatz 3 Abgabenordnung; GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I S. 1269
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor der Fachbeiträge von Maßnahmenakte. Zur Autorenseite
Maßnahmenakte befindet sich in der Pilotphase. Gesucht werden Erstanwender, die ihre Dokumentationspraxis einbringen und einen frühen Zugang nutzen möchten.
Einfach kalkulierbar
Die laufende Nutzung richtet sich nach der Zahl Ihrer laufenden Maßnahmen. Für die Pilotphase können Sie vorab prüfen, ob die Ablage zu Ihrem Träger passt.
Für Träger, die Maßnahmenakte vor dem laufenden Einsatz in einer Vorführung prüfen möchten.
0 Eurofür die Vorführung
Noch kein laufender Zugang.
Für Träger mit bis zu fünf laufenden Maßnahmen.
79 Europro Monat
Der Tarif für kleine Träger.
Für Träger mit mehr als fünf laufenden Maßnahmen.
149 Europro Monat
Für größere laufende Maßnahmebestände.
Alle Preise verstehen sich pro Monat zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Monatlich kündbar, solange nichts anderes vereinbart wird.
Häufig gefragt
Hier finden Sie Antworten zur Eignung, Einführung und Pilotphase von Maßnahmenakte.
Nein. Maßnahmenakte ersetzt kein QM-Handbuch und keine eigene Verfahrensbeschreibung. Die Anwendung hilft dabei, die Dokumentation aus der laufenden Maßnahme geordnet zu führen.
Ja. Anwesenheiten und Fehlzeiten werden dem jeweiligen Teilnehmer und Termin zugeordnet. Welche Nachweise Ihr Kostenträger im Einzelfall verlangt, prüfen Sie weiterhin anhand Ihrer Vorgaben.
Ja. Auch für Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine können Teilnehmerverlauf, Termine und Unterlagen in einer Akte geführt werden. Die konkrete Ausgestaltung orientiert sich an Ihrer Maßnahme.
Nein. Die fachkundige Stelle prüft Zulassungsvoraussetzungen nach den einschlägigen Regeln. Maßnahmenakte bereitet Unterlagen vor, trifft aber keine Zulassungsentscheidung.
Sie können Austritt, Abbruchgrund und den Stand der Dokumentation in der Teilnehmerakte festhalten. Dadurch bleibt der Vorgang mit Anwesenheiten und übrigen Nachweisen verbunden.
Ja, vorgesehen sind Zugriffsrechte für unterschiedliche Aufgaben im Träger. Im Gespräch zur Einführung klären wir, welche Rollen bei Ihnen auf Teilnehmerdaten zugreifen sollen.
Maßnahmenakte befindet sich in der Pilotphase. Sie können eine Vorführung anfragen oder sich als Erstanwender für einen frühen Zugang vormerken lassen.
Aus dem Magazin
Das Magazin ordnet Fragen rund um Teilnehmerakten, Anwesenheiten, Audits und die Arbeitsorganisation bei Weiterbildungsträgern ein.
Bei Zulassung, Audit, Durchführung und Abrechnung treffen unterschiedliche Rollen aufeinander. Der Beitrag trennt Zuständigkeiten von fachkundiger Stelle, Agentur für Arbeit, Jobcenter, Trägerleitung und Datenschutzaufsicht.
Rollen klar zuordnenUnklare Fehlzeiten, fehlende Abschlussvermerke und verstreute Nachweise fallen meist erst bei der Aktenprüfung auf. Der Beitrag benennt typische Fehler, ihre Folgen im Audit und jeweils ein konkretes Gegenmittel.
Fehler und GegenmittelDas Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten macht sichtbar, welche Teilnehmer und Beschäftigtendaten ein Träger verarbeitet. Der Grundlagenbeitrag erklärt die Begriffe aus Artikel 30 DSGVO und ihre Anwendung auf Kursorganisation und Teilnehmerakte.
Artikel 30 verstehenPilotphase
In einer Vorführung schauen wir gemeinsam auf Ihren Dokumentationsalltag. Sie erfahren, wie Maßnahmenakte Teilnehmerakten, Anwesenheiten und Maßnahmennachweise bei Ihnen abbilden kann.
Teilen Sie uns mit, ob Sie Bildungsgutschein-Maßnahmen, AVGS-Coachings oder beides durchführen. Eine kurze Schilderung Ihrer aktuellen Ablage genügt für den Anfang.
